Документооборот необходим для того, чтобы отслеживать различные показатели деятельности компании в динамике. Без него организация процессов носит достаточно хаотичный характер. Поскольку в современном мире персонал является главным активом каждой фирмы, документы, связанные с управлением человеческими ресурсами, должны вестись максимально аккуратно и правильно.
Одним из таких документов является штатное расписание, тонкости работы с которым рассмотрены в данной статье. Оно позволяет установить штатную численность подразделений организации, анализировать организационную структуру и систему оплаты труда, а также облегчает процесс подбора персонала на вакансии в компании.
Штатное расписание необходимо для того, чтобы можно было обосновать ситуации увольнения работников по причине сокращения штата в случае их обращения в судебную инстанцию. Также оно может служить в качестве обоснования (по причине отсутствия той или иной должности). Поэтому грамотное составление данного документа является основой для законного отстаивания интересов фирмы.
Кроме того, зачастую проверяющие компании (в частности, трудовая инспекция) требуют его наличие при проверках. Отсутствие документа попадает под нарушение закона РФ об охране труда. Соответственно, по КоАП РФ (статья 5.27) организации, не предоставившей расписание, грозит штраф в пределах от 30 до 50 тысяч рублей. К тому же будет оштрафовано должностное лицо (сумма варьируется от 1 до 5 тысяч рублей).
Наконец, без штатного расписания не представляется возможным доказать, что в момент сокращения у компании не было возможности предоставить сотрудникам альтернативные вакансии.
Таким образом, наличие данной бумаги не является обязательным с точки зрения законодательства РФ , и в теории решение налоговой или трудовой инспекции о взимании штрафа можно оспорить в судебной инстанции. Однако на практике документ следует вести любой компании для предотвращения возможных конфликтных ситуаций. При этом важно понимать, что для бюджетных организаций его наличие закреплено законодательно.
Поскольку штатное расписание является так называемым локальным нормативным актом, особых требований, предъявляемых к нему, не так много:
На данный момент законодательством четко не определено, кто должен заниматься разработкой документа.
В компаниях с разветвленной организационной структурой обязанность составления может лежать на сотрудниках следующих отделов:
В небольших фирмах этим может заниматься руководитель или любое другое уполномоченное им лицо. В этом случае изготавливается приказ на имя конкретного сотрудника, который будет заниматься работой с этим документом. Еще одним вариантом определения ответственного является указание на этот факт в должностной инструкции или трудовом договоре.
Чтобы упростить процедуру составления, необходимо прописать ее нюансы в инструкции по делопроизводству:
После составления штатного расписания его необходимо утвердить. До того, как будет готова финальная форма для подписания, необходимо согласовать ее с указанными в инструкции сотрудниками.
После этого утверждение необходимо сделать с помощью специального приказа или распоряжения , которое должно быть подписано либо руководителем компании, либо уполномоченным лицом. В приказе обязательно нужно указать даты составления, утверждения и вступления в законную силу – они могут совпадать либо отличаться друг от друга, но дата вступления в силу не может быть раньше, чем дата составления или утверждения.
В первую очередь унифицированная форма должна содержать ряд реквизитов (они обязательны для каждого бухгалтерского документа):
В таблице необходимо указать следующие сведения (слева направо):
После заполнения всех граф в таблице необходимо заполнить строку «Итого». В ней необходимо просуммировать все значения по столбцам (суммы окладов, сколько будет штатных единиц и т. п.). После этого ставятся необходимые подписи и печать.
Процесс формирования и заполнения в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:
На 2019 год существует 2 основных способа внесения изменений в штатное расписание:
При этом для этой процедуры необходимо иметь обоснование. Таковыми могут служить следующие причины:
Если переименовывается должность сотрудника, перед внесением изменений нужно получить его письменное согласие.
В законодательстве РФ нет норм, которые регулировали бы периодичность составления штатного расписания. Если в компании высокий уровень текучки кадров, целесообразно составлять его один раз в месяц. Однако чаще всего составляют его раз в 6 или 12 месяцев, при необходимости лишь внося изменения. Это обусловливается тем, что такое расписание является так называемым плановым документом.
Также существует возможность составлять форму Т-3 на несколько лет – но это можно делать только тем фирмам, которые не планируют корректировать штат, вводить новые должности или убирать некоторые из существующих.
Поэтому данный вариант нельзя рассматривать как целесообразный на момент 2019 года – кризисные условия заставляют организации постоянно менять различные аспекты своей деятельности.
Что касается срока хранения, на данный момент документ должен храниться в компании в течение 3-х лет . При этом данный срок исчисляется со следующего года после того, в котором расписание утратило свою силу. Штатные расстановки (которые могут служить как облегченная альтернатива рассматриваемой бумаги) должны храниться в течение 75 лет.
Штатное расписание - нормативный организационно-распорядительный документ организации, с помощью которого оформляется структура, утверждается штатный состав и численность предприятия с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц.
Для составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").
Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер.
Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция.
Такими лицами могут быть руководитель организации, руководитель отдела кадров, .
Штатное расписание содержит следующие сведения:
наименование структурных подразделений;
наименование должностей, специальностей, профессий;
количество штатных единиц;
размер оклада и (или) тарифной ставки;
наличие и размер надбавки;
прочие сведения.
В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:
наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;
код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;
"Номер документа". При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;
дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;
в строке "На период" указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;
в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.
При этом заполняются следующие графы:
графа 1 "Наименование структурного подразделения";
графа 2 "Код" предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;
графа 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации". Должности указываются в именительном падеже без сокращений;
в графе 4 "Количество штатных единиц" указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;
в графу 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;
графы 6, 7 и 8 "Надбавки, руб." работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;
графу 9 "Всего в месяц" возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;
графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.
Унифицированной формой N Т-3 предусмотрены следующие подписи:
Руководителя кадровой службы;
Главного бухгалтера.
Штатное расписание может быть подписано другими работниками.
В этом случае в форму вносятся дополнения, предусматривающие подписи других работников.
Штатное расписание может состоять из нескольких листов. В этом случае штатное расписание следует прошить его и пронумеровать.
Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке.
При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи.
Печать на штатном расписании проставлять не обязательно.
Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.
При этом право на издание документов об утверждении штатного расписания должно быть закреплено в учредительных документах.
Законом не установлены ни количество штатных расписаний, которое должно быть у работодателя, ни конкретные сроки или периоды его изменения.
Таким образом, работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно.
Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения (в виде дополнений), то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждается новое штатное расписание с целью удобства его применения в работе.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .
Штатное расписание: подробности для бухгалтера
Документ «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Утверждение штатного расписания»). Данный документ... документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Изменение штатного расписания»). Его удобно...
Раздел « Кадры» – «Штатное расписание» – «Штатное расписание» и нажать ссылку « Изменить текущее штатное расписание» или же зайти... в раздел « Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» и... вносить изменения в штатное расписание при помощи документа « Изменение штатного расписания ». Штатное расписание – не обязательный, но...
Способа ведения штатного расписания: учет без ведения штатного расписания, учет с использованием штатного расписания без ведения... истории, учет с использованием штатного расписания... « Кадры » появится подраздел « Штатное расписание », в позиции штатного расписания появится возможность указать дату... в базу документа « Изменение штатного расписания » либо « Утверждение штатного расписания ». Подробная инструкция по...
Какую должность занимает сотрудник согласно штатному расписанию. Если у него есть соответствующие... за совмещение, так как в штатном расписании организации отсутствовала должность, доплату за... по иной профессии (должности), предусмотренной штатным расписанием организации. Кроме того, вопрос о... труда при отсутствии ее в штатном расписании рассматривался специалистами Роструда на сайте... совмещении с должностью, не предусмотренной штатным расписанием, невозможно. Однако они не пояснили...
Нужно ли вносить изменение в штатное расписание? По данному вопросу мы... не обязан вносить изменения в штатное расписание организации при введении неполного... работать на часть ставки. Штатное расписание же представляет собой документ, ... принятие решения об изменении структуры, штатного расписания, численного состава работников организации... в любое время вносить в штатное расписание изменения, влекущие как уменьшение... приведении количества штатных единиц в штатном расписании в соответствие с фактически...
Необоснованное содержание сверхштатных единиц Под штатным расписанием (форма Т-3) понимается... п. 10 Положения № 583 штатное расписание федерального учреждения утверждается руководителем этого... обязанность работодателя знакомить работников со штатным расписанием. В ходе проверки было... по профессионально-квалификационной группе. Действующее штатное расписание учреждения не предусматривало должность « ... закупок. Кроме того, действующее штатное расписание учреждения не предусматривало должность «контрактный...
... : Диапазон расчетных ставок Округление для штатного расписания Менее 0,13 Отбрасывается 0 ... работ). Обратите внимание: при формировании штатных расписаний учреждений рекомендуется использовать созданный в... труда интерактивный электронный сервис «Конструктор штатных расписаний учреждений культуры», размещенный в Интернете... оказанию учреждениям помощи в формировании штатных расписаний и использовании при работе в...
Если такой должности нет в штатном расписании? Трудовым законодательством не установлена обязанность... (специальности), предусмотренной штатным расписанием организации. Но бывает, что должность штатным расписанием предусмотрена, а подходящего...
Обязательном порядке должна быть предусмотрена штатным расписанием. И ситуация, когда работодатель поручает... , водитель-охранник), что отражено в штатном расписании и должностной инструкции. Бывает, что... при наличии свободных вакансий, предусмотренных штатным расписанием, иначе осуществление доплат за выполнение... -правового характера. Лучше включить в штатное расписание новую ставку или 0,5 ...
Такого учета возникает при формировании штатного расписания. Возникает вопрос какой нам необходимо... одной из смен в позиции штатного расписания и при принятии на работу... . Второй вариант – создать несколько позиций штатного расписания с разными графиками или вообще... однотипные графики, а также в штатном расписании для каждой позиции указывать режим...
Труда и безопасности производства. Формирование штатного расписания В соответствии с п. 13 ... помощи в формировании учреждениями культуры штатных расписаний на основе типовых норм труда... разработан интерактивный электронный сервис «Конструктор штатных расписаний учреждений культуры» (размещен на сайте...
При повышении окладов работникам (согласно штатному расписанию), надо ли создавать приказ о... ? При повышении окладов работникам (согласно штатному расписанию), надо ли создавать приказ о... тот размер оклада, который предусмотрен штатным расписанием (то есть установленный для работников... в трудовом договоре как предусмотренного штатным расписанием размера оклада для работников с...
Довод об изменении оклада (согласно штатному расписанию) был отклонен в связи с... была указана одна сумма, в штатном расписании – другая, из расчета которой и... оклада до величины, указанной в штатном расписании. Учитывая, что количество дней вынужденного... трудового договора, а не на штатное расписание или «серую» зарплату. Судьи, как...
По должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации... учредителя на должность руководителя организации, штатное расписание, а также расчетные листки, платежные... , правомерность осуществленных расходов при наличии: штатного расписания, расчетных листков по заработной плате...
Законодательство не содержит требования ежегодно утверждать штатное расписание. Т.е., если нет изменений, то переутверждать штатное расписание каждый год не нужно.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия
Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно* (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ) и т. д.
Переименование должности сотрудника и изменение размера его зарплаты в штатном расписании влечет за собой изменение существенных условий трудового договора. А значит, до внесения изменений в штатное расписание нужно оформить перевод на другую работу (ст. 72.1 ТК РФ). То есть нужно издать приказ о переводе по форме № Т-5 либо по самостоятельно разработанной форме.
Далее заключите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору и внесите запись о переводе в его трудовую книжку (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Если наименование должности или зарплата изменяются по инициативе администрации по организационным или технологическим причинам, процедура будет немного другой. Необходимо за два месяца уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Если сотрудник не согласится работать в изменившихся условиях, направьте ему письменное предложение другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии такой работы – предложите вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если сотрудник откажется от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформите увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).
Такой порядок предусмотрен в статье 74 Трудового кодекса РФ.
В завершение процедуры оформите приказ о внесении изменений в штатное расписание. К этому приказу приложите штатное расписание с внесенными изменениями. С приказом под подпись ознакомьте сотрудников, которых коснулись изменения.
Пример внесения изменений в штатное расписание
Директор организации решил переименовать в штатном расписании должность помощника бухгалтера в младшего бухгалтера и добавить в производственный отдел ряд новых должностей. Для этого ему потребовалось внести изменения в штатное расписание. Он издал приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2. Статья: Обновляем документацию
Штатное расписание
В трудовом законодательстве нет прямого указания на обязательность составления и утверждения штатного расписания. Но оно упоминается в статье 57 Трудового кодекса РФ при уточнении обязательных условий, подлежащих включению в трудовой договор, одним из которых является трудовая функция, определяемая в том числе как работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Если же в трудовом договоре зафиксирован конкретный вид поручаемой работы, ссылка на штатное расписание не понадобится.Обычно штатное расписание составляется на год. В то же время срок его действия никакими нормативными документами не регламентирован. Так что утвержденный документ может быть и бессрочным – действующим до отмены. То есть, если нет никаких изменений, переутверждать его каждый год необязательно.* Хотя в реальности такого, как правило, не бывает – всегда происходят какие-то изменения: расширение сферы деятельности компании или, наоборот, ликвидация отдельных направлений, создание новых структурных подразделений, изменение условий оплаты, например повышение окладов, и т. д.
Важность составления штатного расписания у многих вызывает вопросы, часто ли нужно его составлять, как правильно оно заполняется и является ли этот кадровый документ обязательным, чтобы прояснить несколько моментов мы подробно их расскажем в данной статье.
Составление штатного расписания, для чего оно необходимо?
Штатное расписание - это кадровый документ, который нужен для организации штатной структуры. Этот документ в себе содержит перечень структурных подразделения предприятия, список должностей, название специальностей и профессий с обязательным указанием квалификации. Форма - унифицирована законом, оно помогает работодателям упорядочить и оптимизировать работу организации. Применение штатного расписания разрешает полностью видеть всю структуру предприятия, а так же ее подразделения.
Составление штатного расписания, является ли обязательным?
Этот кадровый документ лучше оформить, так как большое количество проверяющих органов находят его обязательным для каждой организации. К примеру, социальное страхование и налоговая инспекция всегда запрашивает этот кадровый документ при проведении проверок. Штатное расписание не являет собой документ налогового учета, однако работодателям необходимо его предоставить другим организациям во время проверок. Его отсутствие могут расценить как нарушение, за которое начисляется штрафная санкция в размере 50 тысяч рублей.
Как часто необходимо составлять штатное расписание?
Так как этот документ, является плановым, его целесообразно составлять раз в год или раз в полугодие. Это позволит регулировать число сотрудников предприятия и его состав. Однако необходимо утверждать этот кадровый документ на несколько лет, в том случае если предприятие не вводит новые должности.
Кто занимается разработкой и утверждением штатного расписания?
Руководитель предприятия может сам этим заняться, определив ответственные лица, которые окажут ему помощь, к примеру, главный бухгалтер, кадровые работники, сотрудники юридического или экономического отдела. Для того чтобы штатное расписание утвердить, руководитель подписывает специальное распоряжение или приказ. Реквизиты штатного расписания указываются в поле формы Т - 3.
Какие сроки хранения кадрового документа?
Штатное расписание имеет определенные сроки хранения. Кадровый документ должен сохраняться на протяжении 3х лет. Штатные расстановки, хранятся 75 лет, после составления нового.
Штатная расстановка
Некоторые предприятия ведут штатную расстановку, аналог штатного расписания. Он отражает имеющиеся вакантные места, а так же все сведения по замещению должностей. Штатная расстановка содержит табельные № сотрудников, информацию об различных изменениях в личном составе, сведения о категории работников и их стаже. Основой документа, является штатное расписание, в котором при необходимости добавляются дополнительные графы. Штатная расстановка не является обязательным документом, однако он очень удобен для крупных предприятий.
Правило составления штатного расписания
При заполнении "Шапки" указывается название предприятия в поле " Наименование", № документа, код ОКПО, дата составления, так же пишется дата вступления документа в силу в разделе " Штатное расписание на период". Имеется нумерация граф:
* 1 графа "Наименование". Указывается название структурного подразделения.
* 2 графа "Код". Указывается код подразделения, который присвоен руководителем предприятия.
* 3 графа. Указывается должность, класс, разряд сотрудника.
* 4 графа " Количество штатных единиц". Указывается число штатных единиц в соответствии с должностями.
* 5 графа "Тарифная ставка". Указывается оклад, % от выручки, тарифная сетка. Указывать сумму необходимо в рублях.
* 6,7,8 графа "Надбавки". Указываются мотивированные и компенсационные выплаты. Это доплаты, премии, надбавки.
* 9 графа. Указывается сумма общих граф 5 - 8. Суммируется оклад и надбавки, значение выводится в рублях.
* 10 графа. Указываем примечания, если их нет, графа остается пустой.
В строке "Итого" суммируются показатели по вертикали. Утверждает штатное расписание руководитель кадрового отдела или уполномоченное лицо. Главный бухгалтер так же подписывает кадровый документ. Печать ставить можно, однако она не обязательна.
Изменение штатного расписания
Существует 2 варианта, при которых штатное расписание требует изменений:
1. Разработка и утверждение нового штатного расписания. На основе действующего расписания разрабатывается новое с внесенными в него изменениями. Данные документ обретает силу действия с начала или с середины года.
2. В действующий кадровый документ вносятся изменения. Данные изменения штатного расписания происходят по соответственному приказу начальника. В приказе указываются основания, по которым вносятся изменения, а так же описываются внесенные изменения.
Если сокращается штат, когда вносятся изменения в штатное расписание?
Сокращение численности персонала, является основной причиной для изменений в кадровом документе. Сокращение численности предприятия предполагает исключение из документа отдельных штатных единиц. При увольнении работника нужно предупредить об этом за 2 месяца. Новое расписание вводится в действие по истечению этого времени.
Важность составления штатного расписания для предприятий, безусловно, имеется, оно помогает выполнять различные функции разной сложности, а так же оптимизирует деятельность предприятия в целом.
Чтобы узнать какие профессии существуют и сколько получают сотрудники, занятые на них, необходимо посмотреть штатное расписание. Этот документ является одним из основных на предприятии, в нем закрепляются не только зарплата, но и необходимая для деятельности численность работников. В связи с важностью документа, штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам.
Штатное расписание по форме Т-3 - это локальный нормативный акт, закрепляющий на предприятии его организационную структуру.
А также перечень профессий, существующих в компании с указанием числа необходимых для деятельности людей. Фактически документ полностью состоит из таблицы, где данные сгруппированы по отделам.
Зарплата в нем отражается за календарный месяц, с расшифровкой по ее составляющим частям. Исходя из этих показателей определяются расходы компании на привлечение наемного труда, составляются различные планы, а также осуществляется принятие важнейших решений в области управления фирмой.
Штатным расписанием руководствуются при внесении данных в сотрудников - это соглашение должно содержать название профессии работника, соответствующее строго утвержденному штатному расписанию, а также определенный размер зарплаты.
На основании этого документа также кадровый специалист может определить наличие вакансий. Для этого им необходимо сведения из штатного расписания сравнить с фактическим числом принятых работников. Если на предприятии существует потребность, инспектор по кадрам подает заявку в службу занятости.
Внимание! Законодательство не закрепляет данный локальный акт в составе обязательных нормативов, которые должны быть в каждой фирме. Однако, если на предприятии принимается решение о проведении установленных государством процедур (например, увольнение по сокращению штата), то штатное расписание должно существовать.
К тому же другие локальные акты компании могут предусматривать обязательное наличие его в фирме. К ним в первую очередь относится . А также необходимость существования на предприятии штатного расписания может устанавливать ссылка в трудовом контракте с работником к нему.
При этом каждому руководителю следует помнить, что его компанию могут привлечь к ответственности не за отсутствие штатного расписания, а за его неправильное оформление.
ТК РФ в части регламентирования обязательных условий устанавливает необходимость соответствия указанной в договоре профессии и соответствующей ей зарплаты данным штатного расписания хозяйствующего субъекта.
Отсюда можно сделать вывод, что штатное расписание обязательно должно быть в компании или предпринимателя, если у них существуют трудовые контракты.
Таким образом, если ИП работает самостоятельно без привлечения наемных сотрудников, штатное расписание он не должен составлять. Привлечение им исполнителей по гражданским договорам также не потребует оформление этого локального акта.
ООО и другие формы организации юридического лица, у которых есть хотя бы договор с директором фирмы, уже должны разрабатывать и использовать штатное расписание.
Создание штатного расписания в компаниях, в основном, возлагается на специалистов кадровой фирмы, которые проводят ряд мероприятий по определению трудозатрат по каждой указанной в этом акте профессии. На основе полученных изысканий определяют требуемое количество работников, чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность.
Если численность работников на предприятии незначительна, данная обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.
Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.
Для оформления штатного расписания была разработана специальная форма Т-3. Однако она не является строгой к применению - фирма может ее изменить, исходя из собственных нужд, либо разработать свою собственную, с применением обязательных реквизитов. Штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам по предложенной ниже инструкции.
Внесение информации в штатное расписание начинается с указания наименования компании, а в специальном поле справа - согласно справочнику ее .
Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.
Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.
Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.
Сам документ выглядит как большая таблица.
Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.
Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.
В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании. Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности.
Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.
бухпроффи
Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию.
В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки - например, 0,5.
В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.
Также следует учитывать:
Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.
В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.
В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.
Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.
После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.
Прежде всего необходимо выявить все потребности организации в штатных единицах составить предлагаемую к рассмотрению форму штатного расписания.
Введение в действие штатного расписания производится путем издания приказа, который утверждается руководителем фирмы. Для него нет обязательной формы - такое распоряжение можно составить на фирменном бланке в произвольном виде. Главное, чтобы приказ об утверждении штатного расписания включал в себя дату, с которой начинает действовать новый документ.
Причем такая дата может как быть одинаковой с датой принятия приказа, так и наступать заметно позднее. Однако вводить в действие штатное расписание задним числом нельзя. Не получится указать в приказе дату, которая на момент его принятия уже прошла.
Если в компании принято, что каждый год нумерация всех значимых документов начинается сначала, то выполнять нумерацию штатного расписания можно по тому же принципу. Причем это будет наиболее целесообразным, если изменения штатного расписания каждый год носят массовый характер - это будет избавлять от больших номеров документа в будущем.
Внимание! Если вводится в действие новое штатное расписание, то в него целесообразно включить пункт об отмене действия старого, которым руководствовалась кадровая служба до этого времени.
Все принятые в компанию сотрудники должны быть ознакомлены с действующими в ней локальными нормативными актами, которые затрагивают трудовую деятельность. Данные документ не затрагивает напрямую трудовую деятельность и по мнению Роструда с ним знакомить работников не обязательно.
Внимание! Если в трудовом контракте или коллективном договоре оклад сотрудников устанавливается на основании утвержденного в компании штатного расписания, то с ним обязательно нужно ознакомить всех работников. Для этого можно применять .
Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.
Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:
Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:
Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.
С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.
Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.
Внимание! Если производится сокращение количества единиц, то в составленном документе нужно записать название, количество выводимых штатных единиц и дату введения приказа в действие. При этом нужно помнить, что процесс сокращения - это долгий процесс, при котором необходимо своевременно уведомить как самих работников, так и компетентные органы.
Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества сокращаемых человек. Также, закон определяет виды работников, которых сокращать нельзя.
Обычно штатное расписание оформляется сроком на год, и действительно в течение всего этого периода. Однако если организация маленькая, и движение штата в ней происходит очень редко, можно принять этот документ сразу на несколько лет вперед.
После того, как производится внесение изменений в штатное расписание, предыдущий документ перестает действовать и утрачивает юридическую силу. Однако, оно еще некоторый период должно храниться на предприятии, потому, как обычно, проверки затрагивают несколько предыдущих периодов. А это как правило, до 2-3 лет.
Внимание! Существует правило, по которому недействительное штатное расписание должно храниться в архиве еще как минимум 3 года с момента завершения действия. Это же правило распространяется и на документы, при помощи которых производились изменения в штатном расписании.
